Dokumentų valdymas yra svarbi kiekvienos organizacijos veiklos dalis. Tinkamas dokumentų tvarkymas užtikrina efektyvų informacijos prieinamumą, skaidrumą ir atskaitomybę. Vienas iš svarbiausių dokumentų valdymo elementų yra bylų sudarymas ir jų apskaita, o vidaus apyrašas yra esminė bylos dalis, padedanti tvarkingai organizuoti ir identifikuoti dokumentus.
Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės nustato pagrindinius dokumentų rengimo, tvarkymo ir valdymo reikalavimus. Šios taisyklės taikomos valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių, taip pat kitų subjektų, įgaliotų atlikti viešojo administravimo funkcijas, rašytiniams ir jiems prilygintiems dokumentams, susijusiems su tų įstaigų veikla. Kitiems juridiniams asmenims ir įmonėms, registruotoms įstatymų nustatyta tvarka, šie reikalavimai yra rekomendaciniai, tačiau visi savo veiklos dokumentus turi tvarkyti taip, kad jie būtų išsaugoti ir prieinami įstatymuose ir kituose teisės norminiuose aktuose nustatytą laiką.
Šiame kontekste yra svarbu suprasti pagrindines sąvokas, susijusias su dokumentų valdymu:
- Byla - pagal nustatytus ar pasirinktus požymius kartu sudėti, sugrupuoti ir susisteminti dokumentai.
- Bylų apyrašas - įstaigos sudarytų bylų apskaitos ir paieškos dokumentas.
- Dokumentacijos planas - kalendoriniais metais įstaigoje numatomų sudaryti bylų planas.
- Dokumentų apyvarta - įstaigos dokumentų tvarkymas nuo jų parengimo ar gavimo iki įdėjimo į bylą.
- Dokumento kopija - reprografijos būdu tiksliai atgamintas dokumentas.
- Dokumento nuorašas - atgamintas dokumentas be ranka jame parašytų rekvizitų ar jų dalių (rezoliucijos, vizų, parašų).
- Dokumentų vertės ekspertizė - dokumentų įvertinimo ir atrinkimo saugoti ar naikinti procesas.
- Oficialus dokumentas - su įstaigos veikla susijęs jos parengtas ar gautas dokumentas, įtrauktas į įstaigos dokumentų apskaitos sistemas.
- Kalendoriniai metai - dokumentų apyvarta įstaigoje per kalendorinius metus arba per dvylika iš eilės einančių mėnesių.
- Registravimas - dokumento įrašymas į apskaitą, kuri užtikrina jo oficialumo įrodymą.
- Dokumentų registras - registravimo ir apskaitos dokumentas (popieriuje ar skaitmeninėje laikmenoje).
- Saugojimo vienetas - kartu sudėtų, sugrupuotų ir susistemintų dokumentų fizinis apskaitos vienetas.
Bylų tvarkymo principai ir apimties ribojimai
Vienas iš pagrindinių reikalavimų, susijusių su popierinių dokumentų bylomis, yra jų apimties ribojimas. Popierinių dokumentų byla sudaroma ne daugiau kaip iš 150-200 lapų. Šis reikalavimas yra esminis siekiant užtikrinti bylų tvarkingumą, dokumentų fizinį saugumą ir patogų naudojimą. Jei lapų yra daugiau, sudaromas kitas bylos tomas. Tai reiškia, kad vienos temos ar veiklos srities dokumentai, viršijantys nustatytą lapų skaičių, yra suskaidomi į kelis atskirus, tačiau tarpusavyje susijusius, bylos tomus.
Jei atitinkamos dokumentų rūšies ar viena tema susijusių dokumentų apyvarta nedidelė, į sudaromą ar tvarkomą bylą gali būti dedami kelerių kalendorinių metų dokumentai, jei tokios bylos apimtis nebus didesnė, nei nustatyta. Tai suteikia lankstumo tvarkant mažos apyvartos dokumentus, tačiau griežtai laikantis apimties reikalavimo.
Bylos antraštė ir indeksas turi būti užrašyti ant popierinių dokumentų bylos segtuvo ar aplanko. Tai padeda greitai identifikuoti bylos turinį ir jos vietą. Priedai ir pridedami dokumentai laikomi prie tų dokumentų, kuriems jie priklauso. Bylos turinio vientisumui užtikrinti, ilgai ir nuolat saugomose bylose dokumentai išdėstomi chronologine tvarka (byla pradedama anksčiausiu, baigiama vėliausiu įstaigoje registruotu dokumentu), jei netaikoma kita sisteminimo tvarka. Be to, byloje paliekamas vienas dokumento egzempliorius.
Vidaus apyrašo reikšmė ir sudarymo taisyklės
Vidaus apyrašas yra detalus bylos turinio aprašas, kuris yra būtinas papildomai dokumentų apskaitai ar paieškai, arba kai jo sudarymą nustato kiti teisės aktai. Jis padeda greitai identifikuoti ir rasti reikiamus dokumentus byloje, taip pat užtikrina bylos turinio vientisumą ir apskaitą.
Pagrindiniai vidaus apyrašo elementai:
- Bylos identifikaciniai duomenys:
- Įstaigos pavadinimas. Įstaigos pavadinimas turi atitikti teisės aktuose nustatytą įstaigos pavadinimą. Jei įstaiga turi įteisintą sutrumpintą pavadinimą, jis rašomas skliausteliuose po nesutrumpinto pavadinimo.
- Struktūrinio padalinio pavadinimas (jei taikoma).
- Bylos numeris (indeksas pagal dokumentacijos planą). Bylos indeksas, antraštė ir paantraštė (jei yra) rašomi pagal dokumentacijos planą.
- Bylos pavadinimas (pagal dokumentacijos planą). Bylos antraštė patikslinama atsižvelgiant į užfiksuoto įvykio ar temos pavadinimą.
- Bylos saugojimo terminas.
- Bylos pradžios ir pabaigos datos. Bylos chronologinės ribos yra dokumentuose užfiksuotų įvykių datos. Jei bylą sudaro vienas dokumentas, jo data yra bylos data. Ikiteisminio tyrimo, teismo proceso tęstinės bylos chronologinės ribos nurodomos metais.
- Dokumentų sąrašas:
- Eilės numeris.
- Dokumento data.
- Dokumento registracijos numeris (jei yra).
- Dokumento pavadinimas arba trumpas turinys.
- Lapų skaičius dokumente.
- Pastabos (jei reikia papildomos informacijos).
- Apyrašo sudarytojo informacija:
- Pareigos.
- Vardas ir pavardė.
- Parašas.
- Data.
Tuo atveju, jei bylas į bylų apyrašą įrašo ne organizacijos ar įmonės, o licenciją teikti dokumentų tvarkymo paslaugą turinčio juridinio asmens darbuotojas, kartu su pareigų pavadinimu nurodomas ir juridinio asmens pavadinimas. Jei bylas į apyrašą įrašo licenciją teikti dokumentų tvarkymo paslaugą turintis fizinis asmuo, pareigų pavadinimas nenurodomas.
Bylos turinio formavimas ir numeravimas
Kai byla yra suformuota (visi reikalingi dokumentai sudėti į bylą), pradedamas vidaus apyrašo sudarymas. Į apyrašą nuosekliai įrašomi visi bylos dokumentai, nurodant kiekvieno dokumento datą, numerį, pavadinimą ir lapų skaičių. Apyrašas gali būti pildomas ranka arba kompiuteriu. Jei pildoma ranka, būtina rašyti aiškiai ir tvarkingai. Užpildytas apyrašas pasirašomas atsakingo darbuotojo, nurodant jo pareigas, vardą, pavardę ir datą. Vidaus apyrašas įsegamas į bylos pradžią.
Ilgai ir nuolat saugomų bylų lapai sunumeruojami šių Taisyklių 8 priede nustatyta tvarka. Darbuotojo asmens byla, kuri jau buvo įrašyta į bylų apyrašą, bet buvo tęsiama ir papildyta naujais dokumentais, tvarkoma iš naujo: sunumeruojami papildomi bylos lapai, kurių numeracija tęsiama eilės tvarka, rašomas naujas bylos baigiamasis įrašas ir antraštinis lapas, patikslinant chronologines ribas ir, jei reikia, antraštę. Naujas antraštinis lapas dedamas bylos pradžioje, baigiamasis įrašas - gale. Jei į bylų apyrašą įrašyta darbuotojo asmens byla buvo tęsiama ir papildyta naujais dokumentais, į apyrašą ji byla įrašoma pagal šių Taisyklių 61 punkte nustatytus reikalavimus, pastabų skiltyje nurodant anksčiau įrašytosios bylos numerį (pvz., pratęsta byla Nr. 5). Apyrašo pastabų skiltyje greta anksčiau įrašytosios bylos nurodomi naujai įrašytos bylos duomenys (pvz., žr. ap. 1, b. 123).
Jei tvarkant dokumentus dalį nuolat saugomoje byloje esančių dokumentų nustatoma saugoti ilgai, tokie dokumentai iš bylos išimami ir sudaromos bylos pagal numatomus saugojimo terminus, laikantis šių Taisyklių 41.1-41.7, 42, 43 punktuose nustatytų reikalavimų.
Dokumentų registravimas ir apyvarta
Įstaigos parengti ir gauti su jos veikla susiję dokumentai turi būti registruojami, kad būtų įrodytas jų buvimas įstaigos dokumentų apskaitos sistemoje ir užtikrinta paieška. Dokumentai įstaigoje registruojami vieną kartą. Dokumentai registruojami dokumentų registruose, kurių sąrašo duomenis, suderintus pagal šių Taisyklių 8.3 punkte nustatytus reikalavimus, tvirtina įstaigos vadovas.
Jei dokumentai registruojami šių Taisyklių 14 punkte numatytuose jungtiniuose registruose, šiuos registrus į registrų sąrašą įrašo įstaiga, kuri yra vieningos kompiuterizuotos dokumentų valdymo sistemos valdytoja. Įstaigos dokumentai, parengti administruojant specialiąsias veiklos sritis ir atliekant specialiąsias funkcijas, registruojami pagal šių Taisyklių reikalavimus, jei kiti teisės aktai nenustato kitaip. Parengti teisės aktai (nutarimai, sprendimai, įsakymai, potvarkiai ir kita) registruojami atskiruose teisės aktų registruose (2 priedas) pagal rūšis ir saugojimo terminus.
Gauti dokumentai peržiūrimi. Dokumentai, atsiųsti ne pagal kompetenciją ar ne tuo adresu, persiunčiami adresatui arba grąžinami siuntėjui. Faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų įrenginiais gautos dokumentų kopijos ar dokumentų skaitmeninės kopijos atspausdinamos ir registruojamos pagal šių Taisyklių 17 ir 18 punktuose nustatytus reikalavimus.
Užregistruoti dokumentai perduodami įstaigos vadovui arba įstaigos vadovo nustatyta tvarka - atsakingiems darbuotojams, kurie susipažįsta su dokumentais ir, jei reikia, rašo rezoliucijas ar pavedimus (toliau - rezoliucijos), paskirdami vykdytojus, užduotis ir įvykdymo terminą. Dokumentų kopijos ir nuorašai tvirtinami atsakingo struktūrinio padalinio antspaudu ar antspaudu su pareigų pavadinimu. Jei adresatams siunčiamos patvirtintos dokumentų kopijos, patvirtinti nuorašai ar dokumentas siunčiamas tik faksimilinio ryšio ar kitokiais telekomunikacijų galiniais įrenginiais, į bylą dedamas pasirašytas ir rengėjo vizuotas dokumentas. Kiti įstaigos parengti dokumentai dedami į bylas juos užregistravus ar įvykdžius užduotis. Kai užduotis vykdoma nerengiant oficialaus dokumento, vykdytojas tai pažymi dokumento paskutiniame lape virš apatinės paraštės arba paskutinio lapo antroje pusėje (Pranešta telefonu, el. paštu ir pan.).
Dokumentacijos plano vaidmuo
Įstaigos dokumentų valdymui visose veiklos srityse ar atliekant priskirtas funkcijas užtikrinti kasmet rengiamas ir likus dviem mėnesiams iki einamųjų kalendorinių metų pabaigos šių Taisyklių 8.3 punkte nustatyta tvarka teikiamas derinti kitų metų dokumentacijos planas (5 priedas), kurį tvirtina įstaigos vadovas. Dokumentacijos plane įrašytai konkrečiai bylai suteiktas indeksas (eilės numeris) nekeičiamas. Jei kitais kalendoriniais metais tokia byla nesudaroma, jos indeksas (eilės numeris) į dokumentacijos planą neįrašomas ir kitai bylai nesuteikiamas. Kai tokia byla po kelerių metų vėl sudaroma, jai suteikiamas buvęs indeksas (eilės numeris).
Bylos (išskyrus popierinių dokumentų bylas) indekse nurodomas bylos formą žymintis žymuo. Dokumentacijos plane taip pat nurodomi už bylų sudarymą atsakingi struktūriniai padaliniai ar darbuotojai. Jei per kalendorinius metus susidaro dokumentų, kuriems bylos dokumentacijos plane nebuvo numatytos, rengiamas dokumentacijos plano papildymų sąrašas (6 priedas). Sudaromos vienarūšės bylos įrašomos į tų bylų sąrašus (7 priedas), žurnalus (registrus) ar kitus bylų apskaitos dokumentus.
Elektroninių ir kitų formatų bylų ypatumai
Elektroniniai dokumentai tvarkomi, įtraukiami į apskaitą ir saugomi pagal Elektroninių dokumentų valdymo taisyklių, patvirtintų Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. gruodžio 29 d. įsakymu Nr. V-158. Bylos (išskyrus popierinių dokumentų bylas) indekse nurodomas bylos formą žymintis žymuo. Elektroninių ar vaizdo ir garso dokumentų bylos indeksą sudaro dokumentacijos plano punkto ir papunkčio eilės numeris ir bylos formą žymintis žymuo:
- E - elektroninis dokumentas
- VG - vaizdo ir garso įrašas
- G - garso įrašas
- V - vaizdo įrašas
- F - fotodokumentas
Pavyzdžiui, 5.6 G , kur 5.6 žymi eilės numerį, G - bylos formą. Jei viena tema susidaro skirtingų formų dokumentų, bylos sudaromos pagal dokumentų formas.
Informacinių technologijų priemonėmis sudaryti registrai atspausdinami ir dedami į bylas. Į nuolat saugomų bylų apyrašus įrašytų vaizdo ir garso dokumentų techniniams duomenims ir kitai reikiamai informacijai fiksuoti gali būti sudaromi dokumentų techninių duomenų žurnalai.
Dokumentų apskaita ir saugojimas
Pasibaigus kalendoriniams metams iki einamųjų metų kovo 1 dienos pagal dokumentacijos planą, dokumentacijos plano papildymų sąrašą (-us), vienarūšių bylų sąrašus ar kitus nustatytus apskaitos dokumentus suvedami bylų sudarymo suvestiniai duomenys. Darbuotojas, atsakingas už įstaigos bylų apskaitą, suvestinius duomenis įrašo dokumentacijos plano ir dokumentacijos plano papildymų sąrašo, jei toks buvo sudarytas, 8 skiltyje. Informacinių technologijų priemonėmis sudaryti registrai atspausdinami ir dedami į bylas.
Apyrašo, kurio duomenys patvirtinti, bylos apskaitos duomenys rašomi bylos antraštiniame lape ir ant bylos viršelio. Apyrašuose, kurių duomenys patvirtinti, taisymus, žymėjimus, susijusius su priėjimu prie dokumentų ar kitomis procedūromis, gali atlikti tik už apskaitą atsakingas darbuotojas.
Perimti saugoti dokumentai apskaitomi fondais. Fondo pavadinimas yra teisės aktuose įteisintas saugomų dokumentų laikotarpį apimantis vėliausias įstaigos pavadinimas. Įstaigoje turi būti informacija (duomenys) apie kiekvieno fondo ir jo dokumentų saugojimo saugyklose vietą. Juridiniams ir fiziniams asmenims išduodami tik geros fizinės būklės dokumentai. Dokumentus iš saugyklų išduoda ir priima už dokumentų saugojimą atsakingas asmuo. Įstaigoje saugomų apskaitos vienetų faktinis skaičius, restauruotini ir pažeisti dokumentai nustatomi atliekant dokumentų būklės ir kiekio patikrinimus.
Atrinkti naikinti dokumentai akte gali būti įvardyti apibendrintai, jei jie yra įrašyti į prie akto pridedamus apskaitos dokumentus (sąrašą ar pan.). Dokumentai naikinami, kai dokumentų naikinimo akto duomenis, suderintus pagal šių Taisyklių 8.3 punkte nustatytus reikalavimus, patvirtina įstaigos vadovas.
