Kasos operacijos yra neatsiejama daugelio įmonių veiklos dalis. Tinkama grynųjų pinigų apskaita užtikrina finansinę discipliną, leidžia kontroliuoti pinigų srautus ir išvengti klaidų ar neteisėtų veiksmų. Atsiskaitymai grynaisiais pinigais Lietuvoje yra reglamentuojami įstatymais, siekiant skaidrumo ir kontrolės. Nuo 2022 m. lapkričio 1 d. įsigaliojo Lietuvos Respublikos atsiskaitymų grynaisiais pinigais ribojimo įstatymo nuostatos, kurios nustato tam tikrus apribojimus tiek verslo subjektams, tiek privatiems asmenims. Šiame straipsnyje bus aptarti pagrindiniai reikalavimai, susiję su kasos operacijomis, atsiskaitymų grynaisiais pinigų limitai ir atsakomybė už jų pažeidimus.
Atsiskaitymų grynaisiais pinigais apribojimai
Pagal galiojančius teisės aktus, tiek fiziniai, tiek juridiniai asmenys gali atlikti atsiskaitymus grynaisiais pinigais, jeigu bendra visų mokėjimų už konkretų sandorį suma neviršija 5 000 eurų (arba šią sumą atitinkančios sumos užsienio valiuta). Svarbu paminėti, kad vertinama ne vienos įmokos/dalies suma, tačiau bendra visų mokėjimų už konkretų sandorį suma. Sandorį sudarę asmenys neturi teisės dirbtinai skaidyti sandorio, taip siekiant išvengti nustatytų ribojimų. Viršijus šią sumą, privaloma naudoti bankinį pavedimą. Pavyzdžiui, jei įmonė perka įrangą už 6 000 eurų, atsiskaityti grynaisiais pinigais negalima - būtina atlikti bankinį pavedimą visai sumai.
Išimtys ir pranešimo tvarka
Yra numatyta išimtis, kai tarpusavio atsiskaitymai ar mokėjimai pagal sandorį negali įvykti negrynaisiais pinigais dėl to, kad šių atsiskaitymų ar mokėjimų vietoje mokėjimo paslaugų teikėjai neteikia reikalingų paslaugų, o pagal sandorį yra būtina atsiskaityti nedelsiant. Tokiu atveju atsiskaitymą galima atlikti grynaisiais pinigais.
Svarbu! Tokiu atveju atsiskaitymus ar mokėjimus grynaisiais pinigais gaunantis (priimantis) asmuo privalo apie tai pranešti VMI bei nurodyti aplinkybes, dėl kurių nebuvo galima atsiskaityti negrynaisiais pinigais, ir pateikti sandorio šalių identifikavimo duomenis. Pranešti apie sandorio grynaisiais pinigais faktą asmuo turi per 10 dienų. Pranešimas pateikiamas elektroniniu būdu per Elektroninio deklaravimo sistemą (EDS) (formos kodas PRC915).
Kasos aparatų naudojimo prievolė ir išimtys
Įmonei ar organizacijai gali atsirasti prievolė savo veikloje naudoti kasos aparatą. Naudojami kasos aparatai turi būti įrengti tose vietose, kuriose asmenys už jiems parduodamas prekes arba suteikiamas paslaugas sumoka grynaisiais ir (arba) negrynaisiais pinigais, kai yra naudojamasi mokėjimo priemone, arba kuriose asmenims už superkamas iš jų prekes sumokama grynaisiais pinigais. Kiekvienas kasos aparatas turi būti įregistruotas Valstybinėje mokesčių inspekcijoje, vadovaujantis Kasos aparatų ir tiesioginio ryšio kompiuterių tinklo terminalų naudojimo taisyklių, patvirtintų VMI viršininko 2003 m. rugsėjo 18 d. įsakymu Nr. V-255, nustatyta tvarka Išmaniosios mokesčių administravimo informacinės sistemos Išmaniųjų elektroninių kasos aparatų posistemyje.
Atvejai, kai kasos aparato naudoti nereikalaujama
Naudoti kasos aparatų nereikalaujama, kai, pvz., atsiskaitoma gyvenamosiose, darbo ar kitose pirkėjų nurodytose prekių pristatymo (paslaugų suteikimo) vietose; teikiant paslaugas lauko sąlygomis ar kitais, konkrečiai nustatytais atvejais. Atsiskaitymų už prekes ir paslaugas duomenų fiksavimo tvarkos aprašo, patvirtinto Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. rugpjūčio 13 d. nutarimu Nr. 1283, IV skyriuje nustatyti atvejai, kai nereikalaujama naudoti kasos aparatų, tačiau bilietas, pinigų priėmimo kvitas (pinigų išmokėjimo kvitas) arba mokėjimo operacijos patvirtinimo dokumentas privalo būti pateikiamas privalomai arba asmenims pareikalavus.
Tais atvejais, kai kasos aparato naudoti yra neprivaloma, o atsiskaitant grynaisiais pinigais naudojami pinigų priėmimo kvitai ir pinigų išmokėjimo kvitai (toliau kartu - kvitai), bilietai, ūkio subjektas kvitų, bilietų blankus gali įsigyti iš spaustuvės, dokumentų blankais prekiaujančio ūkio subjekto arba pasigaminti pats. Tai reiškia, jog VMI prie FM kvitų, bilietų ūkio subjektams neišduoda, o tik nustato jų reglamentavimą (naudojimo, parengimo ir apskaitos ypatumus), kurio ūkio subjektai turi laikytis naudodami kvitus, bilietus savo veikloje. Tačiau išlieka prievolė apskričių valstybinėse mokesčių inspekcijose registruoti bingo, totalizatoriaus arba lažybų korteles.
Jei smulkusis verslininkas yra įsitikinęs, kad dėl objektyvių priežasčių konkrečioje prekybos vietoje nėra galimybės naudoti kasos aparato arba jo naudojimas sukeltų akivaizdžiai neproporcingą administracinę naštą, jis gali teritorinei apskrities mokesčių inspekcijai (AVMI) pateikti laisvos formos motyvuotą prašymą dėl individualaus sprendimo priėmimo, t.y. leisti pajamų apskaitai nenaudoti kasos aparato konkrečioje prekybos vietoje.
VMI pažymi, kad kasos aparatų paskirtis - palengvinti verslininkų darbą ir automatizuoti pajamų apskaitą, todėl net ir minėtose situacijose, kai prievolės naudoti kasos aparatus nėra, smulkiuosius verslininkus kviečia svarstyti, ar kasos aparato naudojimas nebūtų racionalus pasirinkimas.
i.EKA posistemis ir duomenų teikimas VMI
Nuo 2023 m. lapkričio 1 d. prasidėjo antras etapas, kai įmonės turi perduoti VMI posistemiui i.EKA visus duomenis apie pardavimus per kasos aparatą. Duomenų pateikimas vyksta elektroniniu būdu per MANO VMI paskyrą, į posistemį i.EKA reikės įkelti XML formato rinkmeną. Kaip susigeneruoti šią rinkmeną kasos aparate, turėtų informuoti kasos aparato tiekėjas. Jei kasos aparatas veikia su saugos moduliu, duomenys turės būti perduodami ne rečiau kaip vieną kartą per 24 valandas.
Nuo 2023 m. lapkričio 1 d. šiuos duomenis teikia įmonės, kurios atitinka abu kriterijus: įmonės pajamos 2021 metais buvo didesnės kaip 300 000 Eur. Jei įmonei atsiranda prievolė teikti duomenis į i.EKA posistemį, svarbu susisiekti su savo kasos aparato tiekėju, kad būtų paruoštas kasos aparatas ir pateikta informacija, kaip viską atlikti.
Kasos aparatų kvitų reikalavimai
Atsiskaitant per kasos aparatą, privaloma išduoti kasos čekį. Kasos aparato kvite gali būti nurodytos atskiros paslaugos, jei aparate užprogramuoti atitinkami skyriai, tuomet mėnesio ataskaitoje matysis suminiai duomenys pagal kiekvieną atskirai. Priešingu atveju, kvitas gali rodyti bendrą pavadinimą, pvz., „Paslauga“.
Svarbu atkreipti dėmesį į 2015 m. gegužės 1 d. įsigaliojusį VMI įsakymą Nr. VA-78, keičiantį kasos aparatų techninius reikalavimus. Nuo šios dienos viešojo maitinimo darbuotojai, padavėjai, barmenai, kasininkai negali pateikti klientui išankstinio mokėjimo sąskaitėlės, kitokios nei atspausdintos per kasos fiskalinį spausdintuvą. Sąskaitėlės, rašytos ranka ar spausdintos per patiekalų užsakymo spausdintuvą, yra nelegalios ir už tai VMI gali skirti baudas. Tam, kad atitiktumėte reikalavimus, rekomenduojama nešti klientui fiskalinį čekį arba įsigyti kasos aparatą, galintį spausdinti sąskaitas.
Kasos operacijų apskaitos dokumentai
Tinkama grynųjų pinigų apskaita apima įvairių dokumentų naudojimą, siekiant užtikrinti tikslų ir patikimą grynųjų pinigų judėjimo fiksavimą. Pagrindiniai kasos operacijų apskaitos dokumentai yra šie:
- Kasos pajamų orderis (KPO): naudojamas įforminti grynųjų pinigų įplaukas į įmonės kasą. Priimant pinigus į kasą, surašomos dvi jo dalys - kasos pajamų orderis ir kasos pajamų orderio kvitas. Priėmus pinigus, pinigus įmokėjusiam asmeniui išduodamas kasos pajamų orderio kvitas.
- Kasos išlaidų orderis (KIO): naudojamas įforminti grynųjų pinigų išmokas iš įmonės kasos.
- Pinigų priėmimo ir išmokėjimo kvitai (PPK): naudojami tais atvejais, kai kasos aparato naudoti yra neprivaloma. Kvitai gali būti elektroniniai arba popieriniai. Popierinis kvitas užpildomas dviem egzemplioriais taip, kad abiejų egzempliorių duomenys būtų vienodi ir aiškiai įskaitomi. Vienas egzempliorius lieka kvitą išrašiusiam asmeniui, kitas atiduodamas pinigus sumokėjusiam ar prekę pristačiusiam (paslaugą suteikusiam) asmeniui.
- Bilietas: pinigų priėmimo dokumentas, kuris po jo pardavimo suteikia jį įsigijusiam asmeniui teisę pasinaudoti biliete nurodyta paslauga ir įrodo paslaugos pardavimo ūkinės operacijos įvykdymą.
- Kasos knyga: naudojama registruoti visas kasos operacijas chronologine tvarka.
- Kasos pajamų ir išlaidų dokumentų registracijos žurnalas: naudojamas registruoti visus kasos pajamų ir išlaidų orderius.
- Grynųjų pinigų patikrinimo kasoje aktas: naudojamas patikrinti faktinį grynųjų pinigų likutį kasoje su apskaitos duomenimis.
- PVM sąskaita faktūra: naudojama įforminti prekių ar paslaugų pardavimą, kai įmonė yra PVM mokėtoja.
- Prekių (paslaugų) pirkimo-pardavimo dokumentai: naudojami pagrįsti prekių ar paslaugų pirkimą.
- Kasos aparato kvitas: išduodamas pirkėjui, kai atsiskaitoma grynaisiais pinigais per kasos aparatą.
Taip pat kvitai gali būti naudojami, priimant išankstines (avansines) įmokas bei sumokant nario mokestį ar įnašą. Kvitai parengiami ūkinės operacijos metu arba tuoj pat, jai pasibaigus. Elektroninis kvitas, atitinkantis Finansinės apskaitos įstatymo (FAĮ) nustatytus reikalavimus, gali būti teikiamas, kai yra išankstinis pinigus sumokėjusio ar prekę pristačiusio (paslaugą suteikusio) asmens sutikimas gauti elektroninį kvitą. Visuose kvituose ir bilietuose turi būti nurodyti jų serija ir eilės numeris.
Kasos išlaidų orderio esmė, paskirtis ir rekvizitai
Kasos išlaidų orderis yra tipinis apskaitos dokumentas, skirtas įforminti grynųjų pinigų išdavimą iš įmonės kasos. Šis dokumentas patvirtina, kad pinigai buvo išmokėti teisėtai ir pagal paskirtį. Įmonė gali keisti dokumento formatą, bet ne rekvizitų išdėstymo tvarką. Blankai gali būti spausdinami spaustuvėje, spausdintuvu arba dauginami kitomis priemonėmis. Svarbu: Kasos išlaidų orderis pats savaime negali būti laikomas sąnaudų pagrindimo dokumentu.
Kasos išlaidų orderis naudojamas įvairiose situacijose, pavyzdžiui:
- Išmokant pinigus kitų įmonių atstovams ir gyventojams pagal autorines, rangos, turto pirkimo pardavimo ir kitas sutartis.
- Išmokant avansus įmonės darbuotojams ūkio išlaidoms, komandiruotėms.
- Išmokant atlyginimus darbuotojams, kai išmokama suma neįtraukta į bendrą žiniaraštį (atostoginiai, išeitinės, motinystės pašalpos).
- Išduodant grynuosius pinigus darbo dienos pradžioje atsakingiems asmenims grąžai.
- Išduodant pinigus atlyginimams padaliniuose išmokėti.
- Išmokant pinigus pagal Atlyginimų išmokėjimo žiniaraščius.
- Išduodant pinigus įnešti į banko sąskaitą.
- Išmokant avansą komandiruotei į užsienį.
- Išduodant avansą atsiskaitymams užsienyje.
- Išduodant pinigus įnešti į valiutinę sąskaitą banke.
Kasos išlaidų orderis turi turėti tam tikrus privalomus rekvizitus, kad būtų laikomas galiojančiu apskaitos dokumentu:
- Įmonės pavadinimas ir kodas: Nurodomas įmonės, išduodančios pinigus, pavadinimas ir kodas.
- Dokumento pavadinimas: "Kasos išlaidų orderis".
- Data: Įrašoma pinigų išmokėjimo data.
- Orderio numeris: Unikalus numeris, patartina numeruoti kasmet atskirai.
- Suma skaičiais ir žodžiais: Nurodoma išmokama pinigų suma.
- Išmokėjimo pagrindas: Nurodomas pagrindas ir operaciją pagrindžiančio dokumento pavadinimas, data ir numeris.
- Gavėjas: Asmens, gaunančio pinigus, vardas, pavardė, tapatybę patvirtinančio dokumento duomenys.
- Parašai: Vyriausiojo buhalterio (arba kito įgalioto asmens) ir kasininko parašai. Be gavėjo parašo laikoma, kad pinigai neišmokėti.
- Korespondencija: Nurodomos debetuojamos ir kredituojamos sąskaitos.
- Pridedami dokumentai: Jei yra, nurodomi pridedami dokumentai.
Pildymo pavyzdys
Įsivaizduokime situaciją, kad įmonė "Saulė" išmoka avansą darbuotojui Jonui Jonaičiui komandiruotei:
- Įmonės pavadinimas: UAB "Saulė"
- Įmonės kodas: 123456789
- Dokumento pavadinimas: Kasos išlaidų orderis
- Data: 2024-01-15
- Orderio numeris: 2024/01/001
- Suma skaičiais: 200,00
- Suma žodžiais: Du šimtai eurų 00 ct.
- Išmokėjimo pagrindas: Avansas komandiruotei pagal 2024-01-10 įsakymą Nr. 1
- Gavėjas: Jonas Jonaitis
- Asmens dokumentas: Pasas Nr. AA123456, išduotas 2020-05-05 Vilniaus m. PK
- Parašai: Vyriausiasis buhalteris (parašas), Kasininkas (parašas), Jonas Jonaitis (parašas)
- Korespondencija: D 241, K 271
- Pridedami dokumentai: Įsakymo Nr. 1 kopija
Išrašytas kasos išlaidų orderis registruojamas Kasos pajamų ir išlaidų dokumentų registracijos žurnale, o po pinigų išmokėjimo saugomas įmonės archyve nustatytą laikotarpį.
Kasos knygos pildymas ir apskaita
Visos kasos operacijos įrašomos į kasos knygą. Kasos knygoje turi būti nurodyta: kasos operacijų laikotarpis, pinigų likutis kasoje laikotarpio pradžioje, kasos pajamų ir išlaidų orderių data ir numeriai, už ką priimta arba kam išmokėta pinigų suma pagal kiekvieną orderį, bendra gautų ir išmokėtų per mėnesį pinigų suma, pinigų likutis kasoje laikotarpio pabaigoje ir kasininko parašas. Jeigu kasos knyga pildoma kompiuteriu, turi būti išsaugoti visi būtini rekvizitai. Jeigu kasos operacijos nekompiuterizuotos, ūkio subjektas pildo kasos knygą, kurios lapai turi būti sunumeruoti, perverti virvele ir užantspauduoti. Įrašai daromi dviem egzemplioriais per kalkę arba savaiminio kopijavimo popierių. Nepatvirtinti taisymai kasos knygoje draudžiami.
Kasininko atsakomybė ir vidaus kontrolės priemonės
Kasos operacijas įmonės kasoje atlikti turi teisę tik kasininkas, paskirtas įstaigos vadovo įsakymu, kurio darbo sutartyje ar pareiginiuose nuostatuose numatyta atlikti kasininko funkcijas. Kasininkas atsako už jo priimtų pinigų saugumą ir nuostolius, kuriuos įstaiga gali patirti dėl sąmoningų jo veiksmų ar neveikimo, arba dėl netinkamo pareigų vykdymo. Kasininko atostogų, ligos metu ar pan. vadovo įsakymu paskiriamas kasininką pavaduojantis darbuotojas, kuriam perduodamos kasoje laikomos vertybės ir kasos dokumentai. Pinigų likutį kiekvieno mėnesio paskutinę darbo dieną sutikrina kasininkas, pasirašydamas kasos knygos lape. Vadovas nustato kvitų naudojimo vidaus kontrolės priemones bei užtikrina jų taikymą.
Jei įmonės nustatytas maksimalus kasoje laikomas pinigų likutis yra 1000 Eur, viršijanti suma tą pačią darbo dieną turi būti įnešama į įstaigos sąskaitą banke. Kasininkas, pastebėjęs, kad kasa apiplėšta arba kasoje trūksta pinigų, privalo nedelsiant apie tai informuoti įstaigos vadovą ir policiją. Patikrinimas įforminamas pinigų inventorizavimo aprašu.
Klaidų taisymas dokumentuose
Taisyti įrašus kasos pajamų ir išlaidų orderiuose bei kvitų dokumentuose draudžiama. Jeigu pildant suklystama, parengiamas naujas dokumentas, o klaidingas dokumentas laikomas negaliojančiu, anuliuojamas ir saugomas kartu su kitais dokumentais ūkio subjekto vadovo nustatyta tvarka, vadovaujantis Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymu.
Atsiskaitymai už transporto priemones
Jei transporto priemonės vertė didesnė nei 5 000 Eur, atsiskaitymas grynaisiais pinigais negalimas, jei pirkėjas ar pardavėjas yra juridinis asmuo arba fizinis asmuo, vykdantis veiklą. Tarp privačių asmenų toks atsiskaitymas galimas.
Atsakomybė už įstatymų pažeidimus
Už limitų viršijimą atsiskaitant grynaisiais pinigais arba nesilaikant dokumentavimo reikalavimų, gresia baudos iki 3 000 eurų.
Svarbiausi reikalavimai kasos operacijoms
Apibendrinant, svarbu atkreipti dėmesį į šiuos pagrindinius kasos operacijų reikalavimus:
- Pinigų priėmimas ir išmokėjimas turi būti įforminami atitinkamais orderiais ir/ar kvitais.
- Kasos operacijos turi būti registruojamos kasos knygoje.
- Kasos aparatas turi būti naudojamas, kai atsiskaitoma grynaisiais pinigais arba mokėjimo kortelėmis, išskyrus įstatymu numatytas išimtis.
- Būtina laikytis VMI reikalavimų dėl išmaniųjų kasos aparatų (i.EKA) naudojimo ir duomenų perdavimo.
- Reikalinga užtikrinti kasininko atsakomybę ir vidaus kontrolę.
Reglamentuojantys teisės aktai
Pagrindiniai teisės aktai, reglamentuojantys kasos aparatų ir grynųjų pinigų priėmimo dokumentų naudojimą:
- Atsiskaitymų už prekes ir paslaugas duomenų fiksavimo tvarkos aprašas, patvirtintas Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2002 m. rugpjūčio 13 d. nutarimu Nr. 1283.
- Kasos aparatų ir tiesioginio ryšio kompiuterių tinklo terminalų naudojimo taisyklės, patvirtintos VMI prie LR FM viršininko 2003 m. rugsėjo 18 d. įsakymu Nr. V-255.
- Pinigų priėmimo ir pinigų išmokėjimo kvitų naudojimo, išrašymo ir apskaitos taisyklės, patvirtintos VMI prie LR FM viršininko 2019 m. gegužės 10 d. įsakymu Nr. VA-39.
- Bilietų naudojimo ir apskaitos taisyklės, patvirtintos VMI prie LR FM viršininko 2019 m. gegužės 10 d. įsakymu Nr. VA-39.
- Bingo, totalizatoriaus ir lažybų kortelių registravimo Valstybinėje mokesčių inspekcijoje taisyklės, patvirtintos VMI prie LR FM viršininko 2005 m. rugsėjo 8 d. įsakymu Nr. VA-66.
Informacinė lentelė: Kasos operacijų reikalavimai
| Reikalavimas / Dokumentas | Aprašymas |
|---|---|
| Kasos aparatas | Privalomas naudoti atsiskaitant grynaisiais ar kortelėmis (išskyrus numatytas išimtis). Kiekvienas aparatas turi būti įregistruotas VMI. |
| Atsiskaitymų limitas grynaisiais | 5 000 Eur už vieną sandorį (tarp fizinių ir juridinių asmenų bei tarp juridinių asmenų). Viršijus sumą - bankinis pavedimas. |
| Pranešimas VMI apie išimtį | Atsiskaitymo grynaisiais virš 5 000 Eur atveju dėl išimties - privaloma per 10 dienų pranešti VMI (PRC915 forma). |
| i.EKA posistemis | Privalomas elektroninis duomenų perdavimas VMI apie pardavimus per kasos aparatą įmonėms, kurių pajamos viršijo 300 000 Eur (nuo 2023-11-01). |
| Kasos pajamų orderis (KPO) | Dokumentas, įforminantis grynųjų pinigų priėmimą į kasą. |
| Kasos išlaidų orderis (KIO) | Dokumentas, įforminantis grynųjų pinigų išmokėjimą iš kasos. |
| Pinigų priėmimo kvitas (PPK) | Naudojamas, kai kasos aparato naudoti neprivaloma. Turi būti užpildytas dviem egzemplioriais. |
| Kasos knyga | Dokumentas, kuriame registruojamos visos kasos operacijos chronologine tvarka. |
| Baudos už pažeidimus | Iki 3 000 eurų už atsiskaitymo limitų viršijimą ar dokumentavimo reikalavimų nesilaikymą. |
tags: #kasos #operacijos #virs #3000 #euru